申請までの流れ~規定の文書化~

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プライバシーマーク制度の認定を受けるためには、個人情報の保護に関する企業内の規定を文書化しなければなりません。
文書化したものは、プライバシーマーク制度の申請をする際に提出する必要があるため、文書化はとても重要な作業といえます。
個人情報のリスク分析を終えたら、「雛形」を使用して、規定の文書化の作業に取り組みましょう。

 

文書化する際に記載する内容は、どの企業も共通する項目が多いです。
共通しない項目には、雛形に自社特有の記載を行えば大丈夫です。

 

しかし、文書化の作業は、プライバシーマークの認定を受ける過程の中でも特に大変な作業です。
このような場合に、コンサルティング会社の支援を受けていると、サンプルの雛形を提供してもらえます。
あとはその雛形を、自社の状況に合わせて編集していきます。

 

もし、自社の状況に合わない内容で文書化をしてしまった場合は、現地審査の際に指摘され、もう一度文書化をやり直す必要が出てきます。
先ほど記述した通り、プライバシーマークの認定を受ける過程の中では、文書化は特に大変な作業になるので、やり直すことのないように、しっかりと文書化を行いましょう。

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